Dags att vårstäda ert CRM för bättre koll och smartare affärer
Våren är äntligen här och för många är det en perfekt tid att rensa och uppdatera. Vanligtvis vårstädar vi hemmet, trädgården och kontoret. Men glöm inte bort att en städning bland er CRM-data också är på sin plats. Korrekt och uppdaterad kunddata skapar bättre förutsättningar för god service och ökad försäljning. Vi ger här några konkreta tips på vad som är bra att gå igenom och rensa i HubSpot.
1. Rensa bland era dubblettkontakter
Det bör göras då och då, men hur ofta går ni egentligen igenom de dubblettkontakter som finns i er HubSpot-miljö? Nu är ett perfekt tillfälle att ta tag i det!
Dubbletter skapas när två kontakter har snarlika egenskaper, till exempel samma för- och efternamn och telefonnummer, men olika mailadresser. Det kan exempelvis hända om en person har fyllt i två olika formulär på er hemsida, ett med sin privata mailadress och ett med jobbmailen. Ibland har personen bara råkat stava sin adress fel i ett formulär. Att då slå ihop dessa dubbletter till samma kontakt innebär att ni istället får ett mer berikat register att jobba med, som innehåller korrekta uppgifter, och där ni dessutom kan eliminera onödiga marknadskontakter.
Listan med dubblettkontakter hittar ni genom att i HubSpot gå till Datahantering → Datakvalitet och sedan välja Hantera dubbletter i rullistan (Data Management → Data Quality, Manage Duplicates).
2. Se över oanvända eller dubbla egenskaper:
Det är superviktigt att ni har koll på vilka egenskaper ni faktiskt använder för att lagra er kunddata. Finns det kanske flera egenskaper som samlar in samma information, men sparar den på olika platser? Har ni skapat egenskaper som aldrig riktigt använts eller som inte längre behövs?
Det kan vara bra att se över dem och ta bort överflödet, så ni har koll på att ni alltid hittar den data ni behöver i kontaktkortet och den egenskap ni söker i formulär och annat. Men var noga med att kontrollera i vilka formulär, workflows och mail som egenskaperna används i, så att inga viktiga egenskaper felaktigt tas bort. Listan över dubbla eller oanvända egenskaper hittar ni genom att i HubSpot gå till Datahantering → Datakvalitet och sedan välja Egenskapsinsikter i rullistan (Data Management → Data Quality, Property Insights).
3. Genomför en e-postrensning:
Gå igenom och rensa ut kontakter vars e-postadresser inte fungerar eller som inte har interagerat med era utskick på länge. På detta sätt kan ni dels minska ner på antalet marknadskontakter, dels se till att ni når ut till de som faktiskt är intresserade av ert innehåll. Det kan dessutom minska risken för att era mail filtreras bort som skräppost.
Kontakter som bör rensas ut kan identifieras genom att skapa olika listor i HubSpot, till exempel:
• En lista med kontakter där era mail har studsat, alltså hard bounce is known. (När kontakter studsar hårt på ett marknadsföringsmail, blockerar HubSpot dem som mottagare av framtida marknadsföringsmail).
• En lista med kontakter som avregistrerat sig från era marknads- och informationsutskick.
• En lista med kontakter vars senaste aktivitet var för väldigt länge sedan.
4. Se över strukturen i er miljö och kontrollera era workflows:
Har ni koll på alla listor, e-postutskick, formulär och workflows i ert CRM? Vet ni hur de hänger ihop med varandra och hittar ni dem snabbt om ni behöver söka efter dem? Utan en tydlig struktur kan det snabbt bli rörigt, särskilt om komponenterna inte är döpta på ett konsekvent och begripligt sätt eller om de inte är organiserade i mappar eller kopplade till kampanjer.
Ta en stund och se över att allt är tydligt namngivet, att ni förstår vad varje komponent används till, hur de samspelar och om de fortfarande är relevanta. När ni ändå är igång, passa på att kontrollera att alla workflows fungerar som de ska. HubSpot flaggar om något workflow kan vara bra att se över.
5. Analysera och uppdatera era dashboards och rapporter:
Att kunna följa upp och förstå vilka insatser som ger resultat är helt avgörande, både inom marknadsföring och försäljning. Därför är det viktigt att nyttja HubSpots rapportverktyg som hjälper er att visualisera och mäta det som är av värde för er. Men för många rapporter, och rapporter som inte är tillräckligt tydliga, kan istället göra det svårare att identifiera de allra viktigaste insikterna.
Gå igenom era dashboards och se till att ni har rapporter som visar rätt saker och som ni också följer upp regelbundet. Om det finns rapporter som inte längre tillför något, rensa bort dem. Byt ut dem mot nya som ännu mer hjälper er att spåra de KPI:er som är viktiga för er.